Durch die elektronische Rechnungsverarbeitung können Rechnungsversender und -empfänger erheblich Kosten sparen und den Arbeitsaufwand deutlich verringern. Auf der Automechanika präsentiert TecCom am Stand A 10 in Halle 5_6.1 die Lösung TecInvoice Express, mit der schnell und ohne technischen Aufwand elektronische Rechnungen mit gesetzeskonformer Signatur versendet werden können.

Trotz der nachweislich großen Kosten- und Zeiteinsparungen kam ein Umstieg auf den papierlosen Rechnungsverkehr für viele kleine und mittelständische Unternehmen bisher nicht in Frage. Die Kosten für die Implementierung im Warenwirtschaftssystem waren zu hoch im Verhältnis zu ihrem relativ geringen Rechnungsaufkommen. Mit der TecCom-Lösung TecInvoice Express können Rechnungssteller unabhängig von ihrer bestehenden IT-Umgebung sofort elektronische Rechnungen mit qualifizierter Signatur versenden. Durch die hohen Einsparungen bei Druck und Versand amortisieren sich die Projektkosten meist schon im ersten Monat.

Die einzige technische Voraussetzung für den Versand signierter elektronischer Rechnungen ist die Bereitstellung der Rechnung im PDF-Format. TecInvoice Express analysiert die im PDF enthalten Rechnungsdaten und wandelt sie in das maschinell verarbeitbare XML-Format um. Nach der Analyse der Rechnungsdaten wird das PDF-Dokument mit einer elektronischen Signatur versehen. Das System prüft die Echtheit der Signatur und erstellt einen Prüfbericht. Erst in Verbindung mit diesem Prüfprotokoll und der qualifizierten Signatur erfüllt die elektronische Rechnung  die rechtlichen Voraussetzungen, die den Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen. Schließlich wird die Rechnung an den Empfänger weitergeleitet, wobei für jeden Rechnungsempfänger individuell festgelegt werden kann, auf welchem Weg die Rechnung zugestellt werden soll: per E-Mail, an ein elektronisches Dokumentenarchiv oder zur automatischen Weiterverarbeitung direkt an die Warenwirtschaft.

Den Rechnungsempfängern bietet TecInvoice Express den großen Vorteil, dass TecCom in ihrem Auftrag die Rechnungssteller kontaktiert und die Voraussetzungen für den Versand elektronischer Rechnungen schafft. Dadurch kann die Umstellung auf den papierlosen Rechnungsempfang schnell realisiert werden, selbst wenn Rechnungen von vielen verschiedenen Rechnungsstellern eingehen. Dank der Rechnungsdaten im XML-Format, die TecInvoice Express an den Empfänger übermittelt, kann dieser mit dem automatisierten Rechnungseingang starten: Werden die Daten an die optionale Komponente TecInvoice Control für die Rechnungseingangsprüfung übermittelt, laufen sämtliche Prozesse vom Eingang der Rechnung über die Erfassung und das Genehmigungsverfahren bis hin zur abschließenden Verbuchung vollständig automatisiert ab. Selbst der Abgleich der Rechnung mit der vorausgegangenen Bestellung und dem Wareneingang geschieht automatisch und ein manuelles Eingreifen ist nur noch bei Abweichungen erforderlich.

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