Bereits vor einigen Monaten hat sich die Motor Service Gruppe für den Versand von elektronischen Rechnungen über die Lösung TecInvoice SAP entschieden. Die elektronische Rechnungsver-arbeitung ermöglicht es sowohl der Motor Service Gruppe als auch den angeschlossenen Rechnungsempfängern, Zeit und Kosten zu sparen und den Arbeitsaufwand deutlich zu verringern. Nachdem die ersten Rechnungsempfänger bereits erfolgreich angebunden sind, steht nun der weltweite Rollout der Lösung an.

Die Motor Service Gruppe ist die Vertriebsorganisation für die weltweiten Aftermarket-Aktivitäten von Kolbenschmidt Pierburg. Sie ist ein führender Anbieter von Motorkomponenten für den freien Ersatzteilmarkt mit den Premium-Marken KOLBENSCHMIDT, PIERBURG und TRW Engine Components.

Die von Motor Service eingesetzte Lösung TecInvoice SAP ist komplett in das SAP-Umfeld eingebunden. Die Rechnungen werden automatisiert mit gesetzeskonformer Signatur erstellt, verifiziert und dem Empfänger auf dem gewünschten Weg zugestellt. Lange Zustellwege und umständliche Scanprozeduren entfallen.

Verwaltungsgebäude von MS Motor Service International in Neuenstadt. Foto: Motor Service

Rechtssicherer Versand elektronischer Rechnungen – europaweit!

Um den ressourcen-intensiven Papierversand weitestgehend abzulösen und den Rechnungs-empfängern den Komfort von elektronischen Rechnungen bieten zu können, ist es das Ziel der Motor Service Gruppe, in der nächsten Zeit zahlreiche neue Rechnungsempfänger anzubinden. Die ersten Kunden der MS Motor Service International in den Niederlanden und Schweden, aber auch Kunden der Tochtergesellschaften MS Motor Service Deutschland und MS Motor Service France empfangen bereits elektronische Rechnungen.

Gleitlager der Marke KS. Foto: Motor Service

Schnellstmöglich sollen auch die Kunden der MS Motor Service Iberica mit elektronischen Rechnungen versorgt werden. TecInvoice berücksichtigt dabei die rechtlichen Bestimmungen in den verschiedenen Ländern, um dem Rechnungsempfänger die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs auch bei der elektronischen Zustellung zu gewährleisten.

Mit der in Deutschland geforderten qualifizierten elektronischen Signatur, die TecInvoice gemeinsam mit dem Rechnungsdokument übermittelt, werden die rechtlichen Anforderungen der meisten europäischen Länder sogar übererfüllt. In Italien und der Schweiz muss die Signatur zusätzlich mit einem Zeitstempel versehen werden bzw. eine spezielle Signaturkarte angesprochen werden. Diese erweiterten Anforderungen können ebenfalls mit TecInvoice erfüllt werden.

Im Steuervereinfachungsgesetz 2011 werden für Deutschland neben der qualifizierten Signatur auch noch andere Verfahren zugelassen, die die Herkunft des Absenders (Authentizität) und die Unverfälschtheit (Integrität) des Rechnungsinhaltes garantieren. Dazu gehört neben dem bereits bekannten EDI-Verfahren auch die Implementierung sogenannter innerbetrieblicher Kontrollstrukturen, die jede Form einer elektronisch übermittelten Rechnung grundsätzlich der Papierrechnung rechtlich gleichstellen soll.

Da diese Kontrollstrukturen vom Gesetzgeber nicht näher beschrieben sind, empfiehlt TecCom nach wie vor die qualifizierte Signatur, optional in Verbindung mit einem gesetzeskonformen Langzeitarchiv. Dieses Verfahren erfüllt lückenlos die Anforderungen an den Nachweis von Authentizität und Integrität und ist heute schon in zahlreichen Ländern erfolgreich in Anwendung.

Mit TecInvoice SAP Archive Link versendete Rechnungen sicher archivieren

Die elektronischen Rechnungen werden den Empfängern entweder per E-Mail oder in einem kostenlosen  Online-Portal bereitgestellt. Alternativ können Rechnungen mit der TecCom-Empfangskomponente TOMConnect ohne jeglichen weiteren manuellen Aufwand direkt aus dem Internet an den Server des Rechnungsempfängers zugestellt werden.

Der TOMConnect stellt allerdings nicht nur eine komfortable Empfangskomponente für Rechnungsempfänger dar, sondern ermöglicht es dem Rechnungssender mit der Lösung TecInvoice SAP Archive Link auch, die signierten Dokumente im hauseigenen SAP-Archiv zu archivieren. Die übermittelten Rechnungsdokumente werden zusammen mit einem Transaktionsbericht an den TOMConnect der Motor Service Gruppe zurückgeleitet und an das SAP-Archiv geschickt. Die erfolgreiche Archivierung kann im TecInvoice Monitor überprüft werden.

Screenshot TecInvoice Monitor

Wenn auch Sie sich für die Zustellung elektronischer Rechnungen registrieren möchten oder an einer Lösung zur elektronischen Rechnungsverarbeitung interessiert sind, steht Ihnen Kathrin Harrer (kathrin.harrer@teccom.de) gerne zur Verfügung.