Das Großhandelsunternehmen ALFAH GmbH aus Köln hat mit der TecComfort Order-Anbindung im Rahmen des EU-Projekts auto-gration den manuellen Anfrageprozess erfolgreich optimiert. Mit sehr geringem Aufwand konnte TecCom gemeinsam mit dem Softwarehaus von ALFAH das Warenwirtschaftssystem an die TecCom-Plattform anbinden.

Da nur noch etwa 20 Prozent der Anfragen manuell bearbeitet werden müssen, spart das Unternehmen Zeit, verringert die Fehlerquote bei der Bearbeitung und erhöht die Kundenzufriedenheit. Im zweiten Schritt sollen die elektronische Abwicklung von Bestellungen und der Empfang der Lieferanten-Rückmeldungen umgesetzt werden.

ALFAH ist ein regionaler Teilehändler mit zwölf Mitarbeitern, der Werkstätten mit Ersatzteilen großer Teilehersteller wie SBS Germany beliefert. Die Integration des Warenwirtschaftssystems konnte TecCom in Zusammenarbeit mit dem Softwarehaus von ALFAH in nur einem Monat mit einem tatsächlichen Aufwand von nur drei bis fünf Manntagen realisieren. Tilman Veltjens, Geschäftsführer von ALFAH, ist vom Nutzen überzeugt: „Durch die Anbindung an die TecCom-Plattform und die Integration unseres ERP-Systems konnten wir unseren Kundenservice verbessern und den Zeitaufwand für die manuelle Bearbeitung von Anfragen drastisch reduzieren.“

Früher musste bei ALFAH die Verfügbarkeit von Ersatzteilen telefonisch beim Lieferanten angefragt werden. Mögliche Alternativteile mussten ebenfalls erst erfragt und dann mit dem Kunden vor der Bestellung besprochen werden. Dieser komplexe und zeitaufwändige Prozess gehört dank der Entscheidung für die TecCom-Lösung TecComfort Order auto-gration der Vergangenheit an. ALFAH kann rund um die Uhr elektronisch die Verfügbarkeit bei den Lieferanten klären und die Kundenanfragen umgehend beantworten.

Da bereits die meisten Lieferanten von ALFAH an die TecCom-Plattform angebunden sind, müssen heute nur noch 20 Prozent der Anfragen manuell bearbeitet werden. „Ich bin überzeugt, dass die Automatisierung der Anfragebearbeitung die Fehlerrate minimiert und unsere Aussagen zu verfügbaren Mengen und Preisen heute viel zuverlässiger sind. Außerdem sparen wir mindestens 60 bis 70 Prozent Zeit bei der Bearbeitung“, beschreibt Tilman Veltjens die Vorteile der Lösung. „Da wir die Anfragen unserer Kunden jetzt sofort beantworten können, sind diese zufriedener mit unserem Service und haben auch keine Zeit mehr, sich bei Konkurrenzanbietern nach den Teilen zu erkundigen. Wir haben also nicht nur zufriedenere Kunden sondern machen auch mehr Umsatz.“

Nach dem vollen Erfolg des Projekts plant Tilman Veltjens, bei ALFAH gegen Ende des Jahres bzw. Anfang 2012 auch die Bestellprozesse zu automatisieren und elektronische Vorgangsdokumente wie Bestellbestätigung, Lieferankündigung und Rechnung direkt im Warenwirtschaftssystem zu verarbeiten – für noch mehr Zeitersparnis und noch zufriedenere Kunden.

TecCom setzt sich als Mitglied des EU-Projekts auto-gration dafür ein, den kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) in der Automobilbranche den Zugang zur elektronischen Geschäftsabwicklung zu erleichtern und sie verstärkt an die digitale Lieferkette anzubinden. Im Rahmen des Projekts entstanden die sogenannten „auto-gration Messages“ im xml-Format, bei deren Entwicklung auch die TecCom-Standardnachrichten mit eingeflossen sind. Auf Bestellerseite werden die Nachrichten über den auto-gration-Connector übermittelt, wobei TecCom optional auch einen Mappingservice für die Umwandlung der systemeigenen Nachrichten in das auto-gration-Format anbietet. Alternativ ist auch eine direkte WebService-Anbindung möglich.

Alfah ist einer von bereits neun Kunden, die TecComfort Order auto-gration eingeführt haben. TecCom strebt an, bis Jahresende 50 Besteller mit dieser Lösung an die Plattform anzubinden.

Wenn auch Sie sich für die Lösung TecComfort Order auto-gration interessieren oder Fragen zum auto-gration-Projekt haben, steht Marco Monsees (marco.monsees@teccom.de) gerne zur Verfügung.