Das Ausgangsjournal ist ein hilfreiches Werkzeug bei Ihrer Arbeit mit dem TecLocal 3.0. Es verwaltet Ihre gesamten ausgehenden Dokumente. Somit haben Sie in einem Fenster alle Anfragen und Bestellungen im Blick. Dort vorhandene Informationen lassen sich auf einfache Art und Weise exportieren, beispielsweise als Word- oder Excel-Datei, drucken, sortieren, filtern oder in eine neue Anfrage oder Bestellung übernehmen. Lernen Sie in dieser Ausgabe von Tipps & Tricks, welche Daten sich im Ausgangsjournal befinden und wie Sie diese umfassend nutzen können.

Funktionsüberblick

• Selektieren Sie den Eintrag, den Sie einsehen oder bearbeiten möchten durch setzen eines Hakens in der ersten Spalte. Dadurch stehen Ihnen alle Funktionen im Ausgangsjournal zur Verfügung.
  
  

• Klicken Sie auf Details (1), um sich die Liste der angefragten und bestellten Artikel sowie die dazu erhaltenen Informationen des Lieferanten anzusehen.

Detailansicht
 

• Selektieren Sie in der Detailansicht die Artikel (1), die Sie erneut anfragen oder bestellen wollen durch setzen eines Hakens in der ersten Spalte. 
• Mit Übernehmen (2) übergeben Sie die Artikel des selektierten Eintrags in die Artikeleingabemaske.

• Nachfragen (2): Die Notwendigkeit der Nachfrage entsteht bei einem Kommunikationsfehler im Netzwerk zwischen Ihnen, TecCom oder dem Lieferanten. Sie erhalten in diesem Fall eine Warnmeldung, die Sie auffordert eine Nachfrage zu starten, damit Ihre Anfrage oder Bestellung überprüft wird.

• Wenn Sie im Ausgangsjournal auf Status (3) klicken, können Sie anhand mehrerer Parameter den Status einer Bestellung beim Lieferanten abfragen, sofern dieser diese Option unterstützt. Im Moment bieten folgende Lieferanten diese Art Auftragsverfolgung an: Robert Bosch Deutschland und Valeo Italien.
  
  

Gehen Sie wie folgt vor:

• Selektieren Sie im Ausgangsjournal die Bestellung, zu der Sie den Status abfragen möchten, durch setzen eines Häkchens in der ersten Spalte.
• Klicken Sie auf Status.
• Die Details der Bestellung, beispielsweise die Auftragskennung (1) und das Datum (2), werden in den Staus-Dialog übernommen. 
• Starten Sie die Abfrage mit OK (3).
• Als Ergebnis erhalten Sie einen Statusreport mit den Informationen zu Ihrer Bestellung. Einen Ausdruck des Reports erstellen Sie durch Klick auf Drucken.

• Klicken Sie auf Suchen (5), um Dokumente eines Vorgangs z.B. anhand der Auftragskennung zu suchen. Alternativ können Sie den Filter (4) einsetzen, um sich bestimmte Informationen anzeigen zu lassen. Die beiden Alternativen unterscheiden sich dahingehend, dass Sie über den Filter Anfragen, Bestellungen und Lagerbestellungen getrennt suchen können. Bei einer Suche lassen sich alle Arten von Bestellungen und die vom Lieferanten gesendeten Rüclmeldungen, beispielsweise Lieferankündigungen, suchen, Anfragen hingegen nicht.
  
  

Einen aktiven Filter erkennen Sie am blauen Symbol unterhalb des Eintrags Details. Zur Deaktivierung des Filters klicken Sie auf Filter und dann auf Alle.

• Die Funktion Report (6) beinhaltet alle Druck-, Anzeige- und Exportmöglichkeiten des TecLocal 3.0. Sie haben die Wahl zwischen einem Standardausdruck, einem Export als XML- oder CSV-Datei, einem direkten Export in Microsoft Word oder Excel, vorausgesetzt die Software ist auf Ihrem PC installiert, und einer Dokument-Vorschau im TecLocal 3.0. 

• Mit Löschen (7) entfernen Sie die markierte Zeile. Eine markierte Zeile erkennen Sie an der farbigen Hinterlegung – eine selektierte Zeile hat ein Häkchen in der ersten Spalte. Vor dem Löschvorgang haben Sie die Möglichkeit diesen Eintrag zu archivieren. Es stehen Ihnen zwei Formate (XML und CSV) zur Verfügung, die Sie unter Administration – Dialoge – Archivformat einstellen können.
  
  
• Spezialtipp: Archivierung
  Bitte archivieren Sie in regelmäßigen Abständen Nachrichten aus Ihrem Ausgangsjournal, um die Datenbank des TecLocal 3.0 nicht mit zu vielen Daten zu verstopfen. Dabei gehen Sie wie folgt vor:
• Nutzen Sie die Filterfunktion, um Dokumente auszuwählen, die Sie archivieren möchten. Hier bietet sich ein Filter nach Zeitpunkt an. 
• Durch Klick auf die rechte Maustaste können Sie Alle Zeilen selektieren, die Sie mit Hilfe des Filters gefunden haben.
• Durch erneuten Klick auf die rechte Maustaste wählen Sie die Option Alle selektierten Zeilen löschen.
• Im unteren Teil des TecLocal erscheint ein Dialog in dem Sie gefragt werden, ob Sie den Vorgang archivieren möchten. Bestätigen Sie dies mit Ja, falls Sie die Zeilen ohne Archivierung löschen möchten, klicken Sie auf Nein.
• Im sich öffnenden Fenster können Sie Speicherort und Name festlegen. Das Dateiformat hängt von Ihrer Einstellung unter Administration – Dialoge – Archivformat ab. 

• Aktualisieren (8) zeigt Ihnen die in der Zwischenzeit hinzugekommenen Dokumente an. Unter Administration – Dialoge können Sie ein Aktualisierungsintervall angeben. Ihre Journale werden dann automatisch nach Ablauf des Intervalls, möglich ist ein Wert zwischen einer und 60 Sekunden, aktualisiert.

Bei Fragen steht Ihnen unser Help Desk unter support@teccom.de und 01802 – 83 22 66* zur Verfügung.

*0,06 € pro Anruf aus dem deutschen Festnetz